In breve
- La richiesta
- Un’agenzia di viaggi appena nata, creata da una giovane agente che voleva poter gestire in digitale e da remoto la sua agenzia, e trovare clienti, seguirli dalla prima richiesta al rientro e far crescere l’attività da un unico posto
- La scelta
- Una web app su misura, con i dati in Europa, costruita a tappe: prima il sito, poi l’area clienti, poi il gestionale, e poi di nuovo l’area clienti, per ampliarla e offrire ancora di più
- Il risultato
- Un’agenzia che lavora da un solo gestionale: il preventivo si firma online, diventa contratto e finisce da solo nella rendicontazione, mentre clienti, documenti e messaggi WhatsApp si trovano tutti nello stesso posto
- Cosa ho fatto
- Progetto
- Design
- Sviluppo
- Testi
- Messa online
- Manutenzione e consulenza
- Tecnologie
- React
- Supabase, con i server in Europa
- Resend per le email
- WhatsApp Business
- Intelligenza artificiale (Gemini)
- Periodo
- Da luglio 2025, online dal 19 ottobre 2025; il lavoro continua
Il punto di partenza
Ardiel è nata insieme al sito. Dijana voleva aprire un’agenzia di viaggi moderna, e voleva che tutto passasse da un posto solo: far arrivare i clienti, seguirli dalla prima richiesta al rientro dal viaggio e far crescere l’agenzia, con un budget da piccola impresa. Non c’erano abitudini da cambiare né vecchi programmi da sostituire: c’era un’agenzia da inventare, e la piattaforma è cresciuta con lei, i suoi desideri e le sue necessità.
E c’era un vincolo che non si poteva aggirare: un’agenzia di viaggi tratta passaporti, carte d’identità e pagamenti. Tutto doveva rispettare il GDPR in maniera ancora più attenta del solito, mantenendo i dati in Europa e tracciando ogni operazione.
Come ci ho lavorato
Anziché cominciare dalle funzioni, sono partita dal metodo di lavoro che avrebbe avuto l’agenzia: come arriva una persona interessata? Come diventa cliente, quali documenti servono e quando, come si pagano gli acconti, chi fa che cosa? Da lì è nata una tabella di marcia a tappe, e ognuna prevedeva una nuova release che Dijana avrebbe usato da subito: prima il sito, poi l’area clienti, poi il gestionale, e poi di nuovo l’area clienti, e poi di nuovo il gestionale, in una partita di ping pong per l’ampliamento e il perfezionamento di tutte le funzionalità.
Le idee di Dijana sono tante, e non ho detto di no praticamente a nessuna, perché sono sensate, fattibili e spesso brillanti: mi sono limitata a metterle in ordine, ed è lei a decidere quando passare alla tappa successiva.
I documenti d’identità, solo dove servono
Per i viaggi la piattaforma registra solo quello che serve, cioè tipo di documento e scadenza, e non conserva le scansioni.
Per i ritiri di gruppo, come il Reading Retreat, è diverso: l’hotel chiede i documenti degli ospiti, e Dijana deve mandarglieli. Lì il documento caricato con la prenotazione resta nell’archivio del gestionale, che possono aprire solo gli amministratori.
Che cosa fa la piattaforma
Il sito e le richieste di viaggio
Il sito racconta l’agenzia e i suoi viaggi, con una pagina per ogni tipo di viaggio (e sono tanti, uno più figo dell’altro) e una per Villa Ardiel, la casa di famiglia in Croazia. Chi vuole partire può compilare una breve richiesta a step, oltre che telefonare o mandare una mail o un messaggio su WhatsApp, naturalmente.
Su ogni pagina c’è anche una chat con un assistente digitale IA, che risponde alle domande sui viaggi. I dati personali scritti nella chat (email, telefono, codice fiscale, IBAN) vengono oscurati prima di arrivare all’intelligenza artificiale, e se qualcuno lascia un’email o un numero di telefono, il contatto arriva all’agenzia.
C’è anche uno sportello in inglese per chi studia all’università di Messina o ci arriva in Erasmus: voli e traghetti per tornare a casa, alloggi per i genitori in visita, viaggi nel fine settimana.
Le pagine per eventi e collaborazioni
Ogni collaborazione di Ardiel con un’attività della zona ha la sua pagina: chi si registra riceve per email un buono sconto personale da usare in agenzia, e il sistema controlla che ogni indirizzo lo riceva una volta sola. Così sono nate le pagine con Cada Vez e VS Nails & Beauty, quella con LP Movie, che aggiunge un quiz con un buono in palio, la serata dedicata ai viaggi del 25 marzo al Tyke di Messina e l’accesso anticipato al primo weekend del Silent Reading Club, un ritiro di lettura condivisa fra i borghi dell’Etna.
L’area clienti
Chi viaggia ha la sua area dedicata, dettagliata e piena di informazioni utili e ben organizzate: le date del viaggio, servizi e contatti, la lista delle cose da preparare, i documenti con le scadenze, i messaggi con l’agenzia, lo storico dei pagamenti, le notifiche che sceglie di ricevere e l’archivio dei viaggi passati. Un promemoria automatico arriva via email quando un documento sta per scadere, quando cambia lo stato della prenotazione, e vengono inviati anche due reminder prima della partenza, dieci e due giorni prima.
Il gestionale dell’agenzia
Dietro il sito c’è il gestionale che usa Dijana ogni giorno, su cui abbiamo lavorato davvero tantissimo:
- clienti e pratiche, con tutto lo storico di ogni persona in un’unica schermata;
- preventivi costruiti con una procedura guidata, con la possibilità di utilizzare l’intelligenza artificiale per farsi aiutare a scrivere il racconto del viaggio e l’elenco dei servizi inclusi, o che estrae i dati da un pdf già preparato e li sistema nella pagina; chi riceve un preventivo lo apre da un link e lo può firmare online, con un codice che riceve per email;
- contratti: dal preventivo nasce il contratto di viaggio in PDF, sul modello approvato dalle associazioni di categoria (ASTOI, Fiavet e le altre), con le condizioni generali incluse;
- rendicontazione, che prende il posto del foglio Excel dell’agenzia: quando un preventivo viene confermato la vendita si registra da sola, e il gestionale segnala cosa resta da completare;
- liste regalo per i viaggi di nozze e le occasioni speciali, con una pagina pubblica dove amici e parenti possono contribuire, con un avviso a ogni contributo;
- collaborazioni con il calcolo delle commissioni;
- WhatsApp collegato, per scrivere ai clienti e ricevere le risposte senza uscire dal gestionale;
- newsletter, casella email dell’agenzia e modelli di documenti.
I prossimi passi
Il progetto è vivo, vivissimo, e la prossima tappa è quella dei pagamenti online, rendendo possibile pagare direttamente dal sito e dall’area clienti.
In sintesi
- Le richieste ambiziose si possono realizzare e si gestiscono con una tabella di marcia.Dijana ha una visione complessa e a lungo termine, e dirle “pensiamoci dopo” oppure “no, questo è troppo complesso” sarebbe stato più facile e ugualmente redditizio, per me. Ma non avrei avuto modo di lavorare a un progetto bellissimo e in continua evoluzione.
- Alcune misure di sicurezza vanno decise all’inizio, prima di partire.Scegliere di non conservare i documenti dove non servono ha reso più complicato il lavoro, certamente, ma più semplice e sicuro tutto il resto: un dato che non c’è non si può rubare!
- Un’agenzia nuova può nascere con gli strumenti “da grande”.Preventivi firmati online, contratti, rendicontazione, liste regalo, WhatsApp nel gestionale: sono cose che di solito costano abbonamenti a molti software diversi; qui sono stati creati su misura e si trovano sotto il tetto di Dijana, senza bisogno di licenze e abbonamenti.
Sono molto esigente e mi fido davvero di poche persone. Linda è una di quelle. Mi ascolta sempre e riesce a rendere possibili e fattibili tutte le mie idee, i programmi e gli automatismi del mio sito. La scelgo e la consiglio ogni giorno perché ha una conoscenza infinita e lavorare con lei significa affidarsi a una professionista appassionata, sempre aggiornata e presente.
Aggiornato a ottobre 2026.
